会社に電話したら担当者が不在・・・「折り返します」と言われたけど、一向に電話が掛かってこないって事、ありますよね。
そんな時は、こちらからもう一度掛けなおしていいのでしょうか？
折り返し電話がかかってこないときにもう一度掛けるタイミングなどを調べました。
折り返しの電話がこない時はどのタイミングでもう一度掛ける？
・「後ほど」と言われた場合
相手の会社が「後ほど折り返しさせていただきます」と言っていたのに折り返し電話がこなくてもう一度電話したいときは、翌日にかけましょう。
・折り返し日時の指定がない場合
相手の会社から「折り返します」しか言われず、特に「本日中に」や「後ほど」などの日時が指定されていない場合は、2日ほど様子を見ましょう。特に折り返し日時が指定されていない場合に、すぐに掛けなおしてしまうと相手に催促しているように感じられてしまいます。
・急ぎの用件の場合
急ぎの用件の場合は、最初の電話の時に急ぎの用件であることを伝えた上で、1～2時間待ってこちらから電話しても良いでしょう。
相手の会社の担当者が席を外している場合や外出など、相手の状況にもよりますが、もう一度掛けた時に連絡がつかない場合は伝言をお願いするなど対応を変えると良いと思います。
折り返しの電話がこないと思われないためにはどれ位で掛けなおすべき？
「折り返し」と言ったからには「すぐに」「ただちに」と言っていると同じだと思ってください。その時の状況によってはすぐに掛けなおせない場合もあると思いますが、出来る限り早めに掛けなおすのが理想です。
「折り返し」の一言に「この作業が一段落したらすぐに折り返す」と言っているようなものなので、時間にすると5分～15分程度と言われています。
ビジネスシーンでは「確認出来次第、折り返しご連絡いたします」と使われることも多いですが、この場合は作業が一段落して確認作業をした上での連絡となるため、相手は20分以内を想定されていると思います。
折り返しが遅くなって、相手を長く待たせてしまった時は、「お待たせして申し訳ございません」などの一言を添えるといいでしょう。
すぐに返事が出来る場合は、「確認して、折り返します」で良いと思います。時間がかかる場合は、「確認にお時間がかかってしまうかと思いますが、確認でき次第折り返します」と言ったり、もっと時間がかかる場合は「午後までに」「明日」「○時までに」など、時間がかかると分かるように言った方が良いと思います。
具体的に指定がない場合は、そこまで時間がかからないと思ってしまうので、相手は待たされていると感じてしまうでしょう。
折り返しの電話がかかってこない時にこちらから掛ける時間帯は？
折り返すと伝えられた日時までに電話がかかってこない事は良くあります。しかし、日時を指定されていても折り返しがこない場合はコチラからもう一度電話をしても問題ありません。
なお、折り返す日時を伝えられたのにかかってこない場合は、担当者はその日休みであった可能性があります。その場合は、折り返しを指定された日にこちらからかけても、また担当者不在で二度手間になってしまうでしょう。
例えば、1日に電話して「明日折り返します。」と言われたのに2日にかかってこなかった場合は、3日にこちらから電話します。「3日以内に折り返します」と言われた場合は、4日に電話を掛けます。
かかってくるはずだった日を過ぎているのであれば、こちらからもう一度かけて大丈夫です。
また、電話を掛け直すのは夕方にしましょう。夕方にもう一度電話をしても担当者と連絡が付かなかった場合、担当者に明日の朝一か午前中など早めに折り返し掛けようと考えてくれる可能性が高いからです。
そのため、相手からの折り返しを待つときも翌日の夕方までは待っておくと良いでしょう。
なお、本日中に折り返すと言われたのにかかってこなかった場合も翌日の夕方まで待ってみてください。
電話を折り返す時は、伝言メモを良く確認しよう
会議や外出などから戻ると、デスクに伝言メモが置いてあったり、電話を受けた人から伝言を言われることがあります。
折り返しの電話をするときは、電話を掛ける前に伝言メモの内容をよく読んだり、電話を受けた人の話を聞きましょう。
相手の用件などがあらかじめ分かっている時は、必要な資料などを用意してから掛けなおすと話がスムーズです。
また、折り返し電話を掛けるときはなるべく早めにした方が良いのですが、急ぎの用件以外はお昼休憩や忙しい時間帯を避けるのもマナーです。
折り返しの電話を掛けた時は、最初に用件を確認しましょう。伝言メモに用件が書かれていても、「伝言」のためその伝言が100％と正しく伝わっているとは限りません。
伝言を言った・伝言を聞いたとお互い思って用件を再確認しないと、誤解したまま話が進んでしまう可能性があります。
最初に電話に出られなかったことを謝罪したうえで「○○の件でお電話いただいていた」とすると、自然に用件を確認出来ると思います。
何時まで待つ？折り返し電話がかかってくる時間帯は？
企業に問い合わせをして折り返しを待っているとき、例えば夜中に折り返しが来ることは考えにくいでしょう。基本的に折り返しがかかってくるのは業務時間内です。プライベートなら早朝や夜を除く常識の範囲内の時間です。
相手が企業など仕事の場合は、基本的には9～17時くらいが通常の業務時間です。お問い合わせ窓口などの場合は、営業時間が書かれていると思いますので、その時間内に折り返しが来るはずです。
24時間受付の場合もありますが、夜中に折り返しがかかってくることはないと思います。一般的に、22時から深夜と呼ばれる時間帯になります。深夜になるぎりぎりに掛けるのは失礼なので、通常は10時～21時くらいまでが常識の範囲内と呼べるでしょう。
朝の時間帯も始業開始直後は忙しい時間なので、1時間くらい置いてからかけるのが通常です。
なお、未明は0時～日の出頃を指し、早朝は日の出～6時頃を指します。朝は6時～9時、午前中は12時まで、昼は12時～15時、夕方は15時から日没まで、夜は日没～22時、深夜は22時～0時が目安です。
季節や個人の感覚によっても多少のずれはありますが、相手が会社なら17時前後まで、プライベートでは21時前後までを目安にすると良いのではないでしょうか。私ならその時間を過ぎても折り返しがかかってこなければ、その日はかかってこないと判断します。